background picture

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunta

140/56f02fb22ad0307db86c91cb7707e412

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnan historiassa on ollut vuosien varrella käytössä monenlaisia seurakunnan hallintorakenteita. Seurakuntatalouteen on myös liittynyt seurakuntia eri ajankohtina. Yhteisenä tekijänä kaikille muutoksille on se, että Katrina on saatu mukautettua hyvin uuteen hallintorakenteeseen.


Katrina hankittiin vuonna 2008 silloiseen Mikkelin seurakuntayhtymään. Käyttöönotto ei ollut suuri mullistus, koska käytössä oli jo aiemmin ollut sähköinen varausjärjestelmä. Tuomiorovastin sihteeri Eija Lehtonen on alusta lähtien toiminut Katrinan ylläpitäjänä.

Seurakuntayhtymässä oli alusta alkaen periaatteena, että kaikki työntekijät kirjaavat Katrinaan kaikki työhön liittyvät tilaisuudet. Kaikille annettiin ohjelmaan heti laajat käyttöoikeudet, joiden avulla työntekijät on sekä vastuutettu että velvoitettu käyttämään Katrinaa.

Vuoden 2013 alusta lähtien seurakuntayhtymä purettiin ja tilalle muodostettiin yksi seurakunta, Mikkelin tuomiokirkkoseurakunta. Tässä vaiheessa uuteen seurakuntaan liittyi myös uusia, yhtymän ulkopuolisia seurakuntia. Seurakunnan alue on laaja, esimerkiksi Suomenniemelle on Mikkelin keskustasta matkaa 70 km. Ilman Katrinan olemassaoloa asioiden hoito vaatisi erittäin paljon puhelin- ja sähköpostiliikennettä.

”Koska meille tuli työalapohjainen organisaatio, niin työntekijöiden täytyy löytyä Katrinasta oman työalansa henkilöryhmästä.”

Uuden tuomiokirkkoseurakunnan perustamisvaiheessa Katrinassa ryhmiteltiin työntekijät ja tilat täysin uudenlaiseksi, seurakunnan työalapohjaisen hallintorakenteen mukaisiksi ryhmiksi. Tällöin Katrinaan tehtiin työntekijöiden osalta jaottelu, jossa jokainen työntekijä on oman työalansa työntekijöiden kanssa samassa ryhmässä. Tilat taas ovat omissa ryhmissään, esimerkiksi kirkot ja leirikeskukset omissa ryhmissään. Työntekijöitä ja tiloja ryhmitteleviä pääryhmiä on yhteensä lähes 20, mutta tärkeintä on että saman alan työntekijät löytävät lähimmät työkaverit helposti ohjelmasta. Samaan tapaan myös esimerkiksi samankaltaiset tilat on helppo tällä järjestelyllä ohjelmasta löytää. Katrinaan tehty muutos selkeytti työntekijöille seurakunnan uutta hallintorakennetta.

Mikkelin tuomiokirkkoseurakunnassa on noin 140 työntekijää, joille kaikille on annettu lähes identtiset, laajat käyttöoikeudet. Vaikka työntekijä- ja tilaryhmiä on paljon, ovat kaikki työntekijät samalla viivalla, koska kaikilla on oikeudet myös muihin kuin omaan ryhmään. Kun käyttöoikeudet ovat lähes samanlaiset kaikilla työntekijöillä, on esimerkiksi varausten muuttamiseen oikeus kaikilla työntekijöillä. Laajojen oikeuksien antamisen kautta työntekijät ovat myös vastuussa oman kalenterinsa ja omien tilaisuuksien ylläpitämisestä Katrinassa.

Varauksen tekijä voikin varata mukaan kaikki työntekijät, jotka haluaa mukaan kutsua. Kutsun vastaanottanut voi käydä itsensä varauksesta poistamassa, mikäli hän ei pääse palaveriin osallistumaan. Myös esimerkiksi papit voivat vuorojen suunnittelun jälkeen keskenään vaihtaa vuoroja.

Eija Lehtonen on toiminut alusta lähtien Katrinan ylläpitäjänä. Uusien käyttäjien mukaan tullessa on pyritty järjestämään myös ohjelmiston sisäisiä koulutuksia. Eija itse puolestaan on ollut mukana Katrina Pro –kurssilla. Työntekijöiden kesken on Katrinaan tehty pelisäännöt, jotka toimivat myös tukena uuden työntekijän perehdyttämisessä Katrinaan.

”Jotenkin tuo ohjelma mun logiikkaan vaan niin hyvin pamahtaa, että ei mulla ole koskaan ollut sen kanssa mitään ongelmia."

Sihteerin työssään Eija tekee vuosittaisen tilastoinnin kirkkohallitukselle Katrinan kautta. Kävijämäärän lisääminen tapahtumiin on merkittävässä osassa tilastojen saamiseksi ohjelmasta. Vuoden mittaan Eija käy katsomassa silloin tällöin varauksia nähdäkseen onko kävijämäärät niihin lisätty. Vuoden mittaan tehdyillä muutamilla tarkastuksilla helpotetaan seuraavan vuoden tammikuun tilastoiden tekoa.

Yrityksellämme on yksi arvo: Rehellisyys.